ZNA en GZA gidsen personeel door change verhaal met radio
|
De Antwerpse ziekenhuisgroepen ZNA en GZA Ziekenhuizen schakelden recent over naar een nieuw elektronisch patiëntendossier. Op de dag van de livegang lanceerden de communicatieteams Go Live Radio, een radiozender speciaal voor het ziekenhuispersoneel. Doel: alle personeelsleden bereiken en betrekken, hen een uitlaatklep geven op het moment van de livegang en silo’s doorbreken. Met radio gidsten ze hun personeel over de top van de berg.
|
Impact van nieuwe software
GZA en ZNA schakelden vorig jaar over naar nieuwe software om patiënten op te volgen vanuit één dossier, dit met het oog op de geplande fusie van beide ziekenhuizen tegen 2024. Aan de implementatie van HiX ging bijna twee jaar voorbereiding vooraf. Het was een veranderproces dat heel veel tijd en energie vroeg van de gehele organisatie: 1,6 miljoen dossiers overzetten, de software inrichten en alle medewerkers opleiden om ermee te werken.
GZA en ZNA schakelden vorig jaar over naar nieuwe software om patiënten op te volgen vanuit één dossier, dit met het oog op de geplande fusie van beide ziekenhuizen tegen 2024. Aan de implementatie van HiX ging bijna twee jaar voorbereiding vooraf. Het was een veranderproces dat heel veel tijd en energie vroeg van de gehele organisatie: 1,6 miljoen dossiers overzetten, de software inrichten en alle medewerkers opleiden om ermee te werken.
|
Nood aan interne communicatie en verbondenheid
De communicatiediensten zochten naar een manier om alle personeelsleden te betrekken bij de Go Live. Via een radiozender konden ze niet alleen informatie delen in de loop van de dag, het werd ook voor alle medewerkers mogelijk om het historische moment van de livegang mee te maken. Alle collega’s konden immers via de audio- en videostream live volgen hoe de CEO’s op de rode knop drukten, waarmee HiX in werking trad.
|
|
Ook het creëren van verbondenheid tussen de personeelsleden was een belangrijke motivator om voor radio te kiezen, niet alleen binnen de diensten onderling, maar ook tussen de twee ziekenhuisnetwerken.
De communicatiediensten kozen voor twee radioshows, eentje voor elke Go Live dag: in juni voor GZA en in september voor ZNA. Ze stelden een mobiele radiostudio op in twee van hun ziekenhuizen. Host Heidi Van Tielen gidste de personeelsleden doorheen de twee dagen met motiverende muziek en peptalk.
De communicatiediensten kozen voor twee radioshows, eentje voor elke Go Live dag: in juni voor GZA en in september voor ZNA. Ze stelden een mobiele radiostudio op in twee van hun ziekenhuizen. Host Heidi Van Tielen gidste de personeelsleden doorheen de twee dagen met motiverende muziek en peptalk.
Hoe radio het change proces ondersteunde
Geen verandering zonder weerstand. De communicatiediensten beseften dat de Go Live een beproeving zou zijn voor het personeel. Door zich in de plaats te stellen van de medewerkers, anticipeerden ze op frustraties. Radio was een manier om de personeelsleden een hart onder de riem te steken op een moeilijk moment.
Radio was ook een efficiënt communicatiekanaal in heel dit change verhaal, want hoe zorg je ervoor dat jouw interne communicatie mensen op de vloer bereikt, ook zij die aan het werk zijn of niet over een computer beschikken?
Geen verandering zonder weerstand. De communicatiediensten beseften dat de Go Live een beproeving zou zijn voor het personeel. Door zich in de plaats te stellen van de medewerkers, anticipeerden ze op frustraties. Radio was een manier om de personeelsleden een hart onder de riem te steken op een moeilijk moment.
Radio was ook een efficiënt communicatiekanaal in heel dit change verhaal, want hoe zorg je ervoor dat jouw interne communicatie mensen op de vloer bereikt, ook zij die aan het werk zijn of niet over een computer beschikken?
|
|
Wie toch niet op het moment zelf kon luisteren, kon de volledige uitzending herbekijken op het platform van Go Live Radio. Het fragment van de livegang werd meteen na de druk op de knop al op het platform gezet. Op die manier hoefde niemand de gebeurtenissen van die dag te missen, belangrijk in een organisatie die 24/7 draait.
De exacte timing van de effectieve livegang was tot op het laatste moment onduidelijk. Zo werd bij GZA het moment van de livegang uitgesteld, omdat er nog testen lopende waren. De luisteraar heeft daar echter niets van gemerkt. Dat komt omdat je met radio heel flexibel kan inspelen op veranderende omstandigheden: door platen om te wisselen, een jingle in te starten, eerst het nieuws te lezen, … In die zin was radio een heel dankbaar medium in dit change verhaal. |
|
|
|
Iedereen part of the radio
Hoe meer verandering top-down wordt opgelegd, hoe groter de weerstand. Daarom was het voor de communicatiediensten heel belangrijk om iedereen te betrekken in dit change verhaal.
Go Live Radio was om die reden een radiozender voor en door de collega’s. Zij vroegen hun favoriete plaat aan, spraken een boodschap in voor iemand of stuurden een berichtje naar Heidi Van Tielen. Voorts waren collega’s ook te horen in interviews en in de nieuwsblokken en namen ze enthousiast deel aan een radiospel.
Hoe meer verandering top-down wordt opgelegd, hoe groter de weerstand. Daarom was het voor de communicatiediensten heel belangrijk om iedereen te betrekken in dit change verhaal.
Go Live Radio was om die reden een radiozender voor en door de collega’s. Zij vroegen hun favoriete plaat aan, spraken een boodschap in voor iemand of stuurden een berichtje naar Heidi Van Tielen. Voorts waren collega’s ook te horen in interviews en in de nieuwsblokken en namen ze enthousiast deel aan een radiospel.
|
Twee vliegende reporters gingen ter plaatse de sfeer opsnuiven bij de verschillende vestigingen. Ze brachten bijvoorbeeld verslag uit vanuit het callcenter, waar HiX-experts de klok rond vragen beantwoordden. De reporters gingen ook langs het onthaal, waar de eerste patiënt werd ingeschreven via de nieuwe software. Iedereen was part of the radio. Ook de twee CEO’s, die de knop indrukten. |
Collega’s die duiding kwamen geven rond bepaalde thema’s, kregen meteen ook de kans hun favoriete plaat aan te vragen. Dit gaf een persoonlijke toets aan de interviews en past binnen een holistische kijk op personeel; de focus verlegt zich van de spokesperson of werkende mens in de organisatie naar de mens als geheel.
Het effect
Hoewel ZNA en GZA voorlopig nog twee aparte entiteiten zijn, was er op de Go Live dagen een gevoel van verbondenheid. Er kwamen berichten binnen van collega’s van ZNA die de collega’s van GZA veel succes wensten en omgekeerd.
Muziek had de rol van sfeermaker en motivator, met platen zoals ‘Ain’t no Mountain High Enough’ en ‘Happy’, die op nummer 1 eindigden in de Go Live Radio top 10 bij respectievelijk GZA en ZNA. Er waren ook twee radiospelletjes, waarin collega’s het tegen mekaar opnamen. De muziek en het entertainment zorgden samen voor verstrooiing doorheen de dag.
Hoewel ZNA en GZA voorlopig nog twee aparte entiteiten zijn, was er op de Go Live dagen een gevoel van verbondenheid. Er kwamen berichten binnen van collega’s van ZNA die de collega’s van GZA veel succes wensten en omgekeerd.
Muziek had de rol van sfeermaker en motivator, met platen zoals ‘Ain’t no Mountain High Enough’ en ‘Happy’, die op nummer 1 eindigden in de Go Live Radio top 10 bij respectievelijk GZA en ZNA. Er waren ook twee radiospelletjes, waarin collega’s het tegen mekaar opnamen. De muziek en het entertainment zorgden samen voor verstrooiing doorheen de dag.
|
|
Conclusie
In de aanloop naar de implementatie van nieuwe software en de impact daarvan op het personeel, investeerden de communicatiediensten binnen GZA en ZNA in een radiozender speciaal voor hun medewerkers: Go Live Radio.
Go Live Radio bood ondersteuning, was een uitlaatklep en werkte motiverend en verbindend: we gaan de uitdaging met z’n allen aan.
Deze kwaliteiten maken van company radio een dankbaar kanaal om in te zetten in tijden van change, in om het even welke sector.
In de aanloop naar de implementatie van nieuwe software en de impact daarvan op het personeel, investeerden de communicatiediensten binnen GZA en ZNA in een radiozender speciaal voor hun medewerkers: Go Live Radio.
Go Live Radio bood ondersteuning, was een uitlaatklep en werkte motiverend en verbindend: we gaan de uitdaging met z’n allen aan.
Deze kwaliteiten maken van company radio een dankbaar kanaal om in te zetten in tijden van change, in om het even welke sector.
Meer lezen
Company Radio boost je employer branding
Company Radio boost je interne communicatie
Company Radio gidst je medewerkers door tijden van verandering
Met Company Radio bouw je een onvergetelijk bedrijfsfeestje
Zoek je een onvergetelijke manier om Kerst of Nieuwjaar te vieren met collega's?
Nike zet op unieke manier in op retentie en interne communicatie
Aquafin zet collega's in de bloemetjes met zelfverzonnen awards op Radio Aquafin
Waarom Event design bureau DDMC kiest voor Company Radio
Raf Van Brussel schrijft bedrijfslied speciaal voor SBE collega's
Company Radio boost je interne communicatie
Company Radio gidst je medewerkers door tijden van verandering
Met Company Radio bouw je een onvergetelijk bedrijfsfeestje
Zoek je een onvergetelijke manier om Kerst of Nieuwjaar te vieren met collega's?
Nike zet op unieke manier in op retentie en interne communicatie
Aquafin zet collega's in de bloemetjes met zelfverzonnen awards op Radio Aquafin
Waarom Event design bureau DDMC kiest voor Company Radio
Raf Van Brussel schrijft bedrijfslied speciaal voor SBE collega's